KOMUNIKACJA w projekcie – czyli coś na początek.

Jednym z kluczowych aspektów projektu jest komunikacja, która jest podstawą działania dla wszystkich elementów (zarządzania projektem).

W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że komunikacja odbywa się na wielu poziomach: z pozycji project managera, do zespołu, w zespole, pomiędzy członkami naszego zespołu i na zewnątrz. Warto tu dodać również: z klientami, dostawcami, współpracownikami, czyli wszystkimi interesariuszami projektu.

Interesariusze projektu to osoby, które są w jakiś sposób związane z projektem, które mają wpływ na projekt lub projekt ma wpływ na nie. To jest nasz szef, to są członkowie naszego zespołu, to jest pani Halinka z księgowości (jeśli to akurat ona ma używać produktów naszego projektu, a jednocześnie, jeśli jest tam „od zawsze”, to opłaca się zaangażować ją w projekt, np. zapytać o zdanie, wtedy zamiast sabotować wysiłki projektowe, może nam pomóc. Wynika to z tego, że ludzie mają tendencję oporu przed zmianami, zwłaszcza nieznanymi i nad którymi nie mają kontroli).

Warto się zastanowić nad następującymi pytaniami:

  • Kto jest kluczową osobą w zapewnieniu sukcesu dla projektu?

  • Kto ma duży wpływ na nasze (projektowe) działania?

  • Kto może nam pomóc?

  • Kto może nam przeszkodzić?

  • W jaki sposób możemy sprawić, aby osoby, które są niechętne naszym działaniom projektowym, nam pomogły? A jeśli nie pomogły, to przynajmniej nie przeszkadzały?

  • W jaki sposób najlepiej komunikować się z tymi osobami?

To są pytania, które zadaję sobie sam i na które ja (i mój zespół) szukamy odpowiedzi przy projektach. Większość tej pracy jest wykonywane na początku, przy planowaniu projektu, a później tylko dopasowujemy strategię i kontynuujemy komunikację z tymi osobami, jednocześnie stale monitorując sytuację.

Pytania powyżej pomagają nam zdefiniować osoby, które powinniśmy uwzględnić w komunikacji. Po wybraniu ich, warto zastanowić się jak w optymalny sposób wykorzystać tę wiedzę, dobrać odpowiedni styl komunikacji i w jaki sposób się z nimi komunikować. A to wszystko po to, aby zmaksymalizować szansę na nasz sukces.

Powodzenia w realizacji Twoich projektów!

Życzę Ci sukcesów!

Adam Omelczuk